MENU

Planlegging og drift

4. Planlegging og drift4.1 Opplæring av assistenter4.2 Arbeidsplanlegging4.3 Assistentenes arbeidstid4.4 Timekonto og fleksibilitet4.5 Assistenters sykefravær4.6 Assistenters ferie4.7 Helse- miljø og sikkerhet4.8 Med assistent på reise4.9 Medarbeidersamtaler4.10 Uoverensstemmelser og konflikter4.11 Oppsigelse av arbeidsforhold4.12 Attest ved fratreden

4. Planlegging og drift av BPA-ordninger

Før en har kommet i gang, kan hverdagen som arbeidsleder i en BPA-ordning fortone seg utfordrende, og full av ansvar, regler og rutiner.

Det er nødvendig å skaffe seg kunnskap og kompetanse på områder som for mange er ukjent på forhånd. Det kan være krevende å sette seg inn i mye nytt, men dette er likevel en forutsetning for å kunne ivareta ansvaret som arbeidsleder.

Kunnskap og kompetanse gir arbeidsledere bedre forutsetninger for god drift. Å være arbeidsleder er likevel en læringsprosess, og det er viktig å jobbe kontinuerlig med rutiner, organisering, planlegging og evaluering for å få en forsvarlig BPA- ordning.

Som omtalt i kapittel 2 om ansvar og roller, er det viktig å kjenne de kravene arbeidslederrollen innebærer. Dette kapitlet er ment som en hjelp til arbeidsledere som trenger råd og veiledning i den daglige driften av sin BPA-ordning.

Vedlegg 6 i håndboka er forslag til årshjul for planlegging av BPA-driften.

4.1 Opplæring av assistenter

Arbeidslederen i en BPA-ordning har ansvaret for å gi assistentene nødvendig opplæring. Det er viktig at det er arbeidslederen som gir opplæringen fordi det er personen med assistansebehovet som selv vet best hvordan han/hun ønsker assistansen. Dette er av avgjørende betydning for kvaliteten på assistansen, og derfor også en god investering,
både for tjenestemottakeren og for assistentene.

Opplæring i jobben som assistent foregår gjerne i mange faser.

Det er viktig med en god og felles forståelse for hva assistentjobben går ut på og hvilke forventninger arbeidslederen har til den enkelte assistent. Dette bør man komme inn på allerede i intervjusituasjonen, noe som vil lette opplæringen. Det er viktig å ha en god skriftlig stillingsbeskrivelse, som kan brukes som utgangspunkt under opplæringen.

Det er viktig med tett oppfølging av assistentene. I tillegg er det vesentlig å skape trygghet mellom arbeidsleder og assistent. Assistenten bør få god anledning til å stille spørsmål, for å forstå hvordan arbeidslederen ønsker å få jobben gjort. Arbeidslederen må være åpen for dialog, hjelpe assistenten på vei, og avholde medarbeidersamtaler i løpet av prøveperioden. Arbeidslederen må gi tilbakemeldinger til assistenten, både på det som fungerer godt og det som kan forbedres. Man må også tydeliggjøre at assistenten har et ansvar for egen læring, og at han/hun må si fra hvis det er noe vedkommende er usikker på.

Det kan være behov for at assistenten får noen opplæringsdager. Dette kan organiseres på ulikt vis, alt etter hva behovet er.

I tillegg til opplæringen assistentene får hos arbeidsleder, er det mange aktører som tilbyr kurs som kan være aktuelle for assistenter knyttet til det å være assistent eller å jobbe i helse- og omsorgstjenesten generelt. Kommunen kan søke Fylkesmann om tilskudd til opplæringstiltak til BPA, herunder også opplæringstiltak for assistenter i BPA-ordninger

4.2 Arbeidsplanlegging

Arbeidsgiver og arbeidsleder skal legge til rette for en forutsigbar arbeidshverdag for assistentene. Arbeidslederen har ansvaret for å sette opp en arbeidsplan som viser når assistenten skal være på jobb. Arbeidsplanen må være i tråd med arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven og gjeldende tariffavtaler, der slike gjelder. Arbeidsgiveren har ansvaret for å påse at de nevnte bestemmelser blir overholdt, også hvis assistenten jobber hos flere arbeidsledere.

Det følger av arbeidsmiljøloven § 10-3 at det for arbeidstakere som jobber til ulike tider på døgnet skal utarbeides en arbeidsplan (turnus) som viser til hvilke uker, dager og tider den enkelte arbeidstaker skal arbeide. En slik arbeidsplan skal utarbeides i samarbeid med tillitsvalgt, senest to uker før den starter å gjelde. Dersom det ikke er tillitsvalgte, bør arbeidsplanen tas opp med assistentene, eventuelt en representant for disse.

Arbeidslederen må ta stilling til hvor lange perioder arbeidsplanen skal gjelde for. Det er ikke uvanlig å ha arbeidsplaner som strekker seg over 4, 8 eller 12 uker.

En årsplan er en oversikt med hensyn til arbeidstid, fritid og ferier. En årsplan gir god oversikt over de ulike periodene i året, helligdager, høytider og ferier som kan ha betydning både for assistentenes ferie og for tjenestemottakerens behov for bistand.

Vedlegg 1 bak i håndboka er et skjema som kan brukes for å lage arbeidsplan for assistenten(e).

4.3 Assistentenes arbeidstid

Selv om det er arbeidslederen som i praksis setter opp arbeidsplanene, er det likevel arbeidsgiveren som har ansvaret for å påse at arbeidstids- og hviletidsbestemmelsene blir overholdt. Hvordan dette ansvaret ivaretas kan variere, men arbeidslederen bør undersøke hvilke rutiner som gjelder. Ansvaret for å påse at hviletidsbestemmelsene blir overholdt blir spesielt viktig i de tilfeller assistenten jobber hos flere arbeidsledere.

Kapittel 10 i arbeidsmiljøloven angir minstekravet i forhold til arbeidstidsbestemmelser. I tillegg kommer eventuelle gjeldende tariffavtaler. Også endring av avtalt arbeidstid må følge reglene om dette.

Dersom arbeidsleder er usikker på reglene eller om en arbeidsplan er i samsvar med disse, må arbeidsgiver kontaktes.

Arbeidsgivere vil som regel være restriktive med å pålegge assistentene å jobbe overtid. Det kan likevel oppstå situasjoner hvor det vil være umulig å avslutte en arbeidsdag til rett tid. Det er da viktig at arbeidslederen kjenner rutinene for registrering av overtid.

Vedlegg 2 i håndboka er et skjema for å føre timeliste for assistenten(e).

4.4 Timekonto og fleksibilitet

Timene som er tildelt er verdifulle ressurser arbeidsleder må forvalte etter beste evne. At tjenestene er brukerstyrt innebærer at arbeidslederen i større grad kan legge opp tjenestene ut fra den enkelte tjenestemottakerens behov. En viktig side av dette er at BPA gir mulighet for fleksibilitet, blant annet med hensyn til fordeling av timeressursene.
I en BPA- ordning kan det være mulig å spare timer, dersom brukerens behov tilsier dette og dette kan skje innenfor vedtakets rammer.

I vedtaket fra kommunen går det fram hvor mange timer BPA som er innvilget per uke. I vedtaket skal det også gå fram hva slags behov som skal dekkes gjennom BPA-ordningen. En BPA-ordning kan inkludere tjenester til personlig assistanse både i og utenfor hjemmet, og også andre tjenester kan inkluderes i ordningen dersom det vurderes å være hensiktsmessig. Det er da viktig at dette framkommer tydelig i vedtaket.

Hvorvidt vedtaket gir mulighet for fleksibel bruk av de innvilgede timene må vurderes i det enkelte tilfellet, både ut fra antall innvilgede timer og hvilke behov som skal dekkes av disse timene. Hvis for eksempel det kun er innvilget tjenester til personlig bistand i hjemmet vil det som regel være lite rom for å «spare» timer, da dette er grunnleggende behov. Hvis det i vedtaket derimot også er innvilget timer for å dekke bistandsbehov utenfor hjemmet, for eksempel til fritidsaktiviteter / sosiale aktiviteter, tilsier dette at det bør være opp til brukeren å bestemme når disse aktivitetene skal skje. Dette kan gi et visst rom for å spare timer, for eksempel til reiser. Det er imidlertid en forutsetning at dette skjer innenfor vedtakets rammer.

Noen tjenestemottakere kan i enkelte perioder ha større behov for fleksibilitet. For eksempel vil enkelte ha bedre funksjonsnivå på sommeren. Det kan også være andre årsaker til at behovene varierer, for eksempel samvær med barn, arbeidstider eller lignende. Kommunen kan da åpne opp for en større grad av fleksibilitet med hensyn til når vedkommende kan nyttiggjøre seg de innvilgede timene til de aktuelle formålene. Det er viktig at dette framkommer klart av vedtaket, da vedtaket i alle tilfeller er rammene for tjenestene, herunder i hvilken utstrekning det er mulig å «spare» timer.

Dersom det er klart at tjenestemottakeren har varierende behov i forskjellige deler av året, kan timetallet gjennomsnittsberegnes slik at ordningen blir mer fleksibel. I BPA-ordninger som gir rom for fleksibilitet, er det nyttig å ha et antall timer som ikke er satt opp i arbeidsplanen. Disse timene må det føres regnskap for, og det er dette regnskapet som blir til en «timekonto».

Arbeidsleder må også hele tiden sørge for å ha en oversikt over ubrukte timer, for eksempel hvis assistentene er fraværende uten at man innkaller vikar. Det er viktig at man blir enig med arbeidsgiver om hvordan slik oversikt skal administreres.

Vedlegg 5 i håndboka er et skjema for å føre inn brukte og sparte timer (timebank).

4.5 Assistenters sykefravær

Alle kommuner og noen private arbeidsgivere har forpliktet seg til å være en inkluderende arbeidslivsbedrift. For disse gjelder egne regler for sykefravær og egenmelding. I slike tilfeller må arbeidslederen sette seg inn i hva som gjelder om dette.

Assistenten må gi melding om sykefravær så raskt som mulig, slik at det kan skaffes tilkallingsassistent. Dersom ikke annet er avtalt må varselet gå til både arbeidsleder og til arbeidsgiver. Dette gjelder både for egenmelding og sykemelding fra lege. Det er viktig at assistenten varsler fortløpende vedrørende egenmelding/sykemelding.

For arbeidsgivere som er tilknyttet Inkluderende arbeidsliv kan egenmelding benyttes inntil 24 dager i løpet av en 12 måneders periode, og i maksimalt åtte dager sammenhengende. For andre arbeidsgivere kan egenmelding brukes fire ganger i løpet av 12 måneder, og maksimalt tre dager sammenhengende.

Egenmelding kan ikke benyttes før arbeidstakeren har vært ansatt sammenhengende i to måneder. Det er også et krav at assistenten er arbeidsfør i 16 dager før ny egenmelding kan benyttes.

Dager som i utgangspunktet er arbeidsfri, telles som egenmeldingsdager dersom assistenten er syk. Dersom assistenten fortsatt er syk etter egenmeldingsperioden, må sykemelding fra lege foreligge fra og med første dag assistenten skulle vært i jobb etter egenmeldingsperiodens utløp.

Ved fravær på grunn av barn eller barnepassers sykdom, gjelder egne regler. Bestemmelsene for dette finnes i Arbeidsmiljølovens kapittel 12 § 12-9.

4.6 Assistenters ferie

Ferieloven gjelder alle arbeidsforhold, uansett varighet og omfang. Også bijobber og småjobber gir rett til feriepenger.

Ferieloven sier at arbeidstakere skal ha 25 virkedagers ferie hvert år, og ytterligere 6 virkedager fra det året man fyller 60 år. En virkedag er alle arbeidsdager unntatt søndager eller helligdager.

Arbeidstaker har rett og plikt til å avvikle full ferie, dette gjelder også når man skifter arbeidsgiver. Arbeidsgiver må sørge for at arbeidstaker avvikler full ferie. Arbeidstaker kan likevel nekte å ta ferie hvis feriepengene opptjent hos nåværende og/eller tidligere arbeidsgiver ikke dekker lønnsbortfallet under ferien. Arbeidstakeren kan imidlertid ikke nekte å ta ferie hvis virksomhet stanser driften helt eller delvis i forbindelse med ferieavvikling (for eksempel under fellesferien). Selv om det er arbeidsgiveren som er ansvarlig for at assistenten tar ut ferie, er denne myndigheten i BPA-ordninger som regel delegert til arbeidslederen.

Alle arbeidstakere i Norge har krav på feriepengedekning for fire hele uker pluss en dag ferie hvert år, i følge ferieloven. I praksis er det slik at de fleste arbeidstakerne i Norge nå har rett til feriepengedekning for fem ukers ferie hvert år. Dette var en rett som kom inn i tariffoppgjøret i år 2000. Mange arbeidstakere uten tariffavtale har fått innarbeidet tilsvarende regler inn i sine individuelle arbeidsavtaler.

I henhold til ferieloven har man krav på å avvikle tre ukers sammenhengende ferie i hovedferieperioden som er 1. juni – 30. september. Dette gjelder ikke hvis man startet i jobben etter 15. august i ferieåret, og heller ikke hvis ferien blir utsatt på grunn av sykdom, permisjon etc.

Blir assistenten syk før ferien, kan han/hun ha krav på å avvikle ferien på et senere tidspunkt. Har assistenten vært syk i minst seks virkedager i ferien, vil han/hun ha tilsvarende antall virkedager med ferie til gode. Sykdom under ferie må uansett dokumenteres med legeerklæring.

Arbeidsgiveren skal i god tid drøfte fastsetting av ferie og oppsetting av ferielister med assistenten eller dennes tillitsvalgte. I praksis er det i en BPA-ordning som regel arbeidslederen som gjør dette. Assistenten har rett til å få orientering om feriefastsetting tidligst mulig og senest to måneder før ferien tar til. Derfor er det klokt at arbeidslederen forbereder ferieavviklingen så tidlig som mulig, lar assistentene få komme med ønsker om når de vil ha ferie, og tar hensyn til dette når man lager en ferieplan.

Antall dager fri med lønn ved barns og barnepassers sykdom:

Inntil 2 barn Mer enn 2 barn
Arbeidstaker 10 dager pr. kalenderår 15 dager pr. kalenderår
Enslig forsørger (antall
stønadsdager fordobles)
20 dager pr. kalenderår 30 dager pr. kalenderår
Arbeidstaker med barn som har
kronisk/langvarig sykdom, eller er
funksjonshemmet, med markert
økning av risikoen for fravær
10 dager + 10 dager pr. kalenderår
for hvert kronisk sykt barn
15 dager + 10 dager pr. kalenderår
for hvert kronisk sykt barn
Enslig forsørger (antall
stønadsdager fordobles)
20 dager + 20 dager pr. kalenderår
for hvert kronisk sykt barn
 30 dager + 20 dager pr. kalenderår
for hvert kronisk sykt barn

4.7 Helse- miljø og sikkerhet

Arbeidsgiveren må, i samarbeid med arbeidslederen, sikre assistentene et godt og forsvarlig arbeidsmiljø. Dette er viktig for å rekruttere og beholde assistentene.

Arbeidsmiljøet skal være forsvarlig ut fra en konkret vurdering av de ulike faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på assistentenes fysiske og psykiske helse og velferd. Fysiske faktorer kan f.eks. være støy, belysning, inneklima, ergonomiske faktorer osv. Psykososiale faktorer kan f.eks. være mellommenneskelige forhold på arbeidsplassen, holdninger, samarbeid, konflikter osv. Organisatoriske faktorer kan f.eks. være arbeidsledelse, ansettelsesforhold, arbeidstidsordninger osv.

Det er en god investering å bruke tid på et godt HMS-system. Arbeidsgiveren er videre forpliktet til å se til at det utføres systematisk HMS-arbeid i tråd med reglene i arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver er forpliktet til å ha et HMS-system som arbeidslederen kan benytte seg av i sin BPA ordning. Et slikt system kan være et registreringssystem for å kartlegge arbeidsplassen. Det vil også inneholde et system som ivaretar rutiner hvis et uhell skulle oppstå, ved skader hos assistenten etc. Det finnes en rekke kurs man kan delta på for å få opplæring i dette og eventuelt utvikle egne systemer, eller eventuelt kan man gå til innkjøp av slike systemer.

Det er viktig at arbeidsledere er bevisst at enkelte oppgaver eller gjøremål kan medføre fare for assistentene. En arbeidsleder kan ikke be assistentene utføre oppgaver som kan sette assistenten i fare.

4.8 Med assistent på reise

BPA vil ofte innebære at man har fått innvilget tjenester som skal dekke behov for bistand i også utenfor hjemmet. Det betyr at man kan ha mulighet til å ta med seg assistenter når man skal på reise. I hvilken grad den enkelte BPA-ordning gir mulighet for reiser vil variere, og dette må skje innenfor rammene av vedtaket. Det vises til kapittelet om timekonto og fleksibilitet ovenfor.

For at en lengre reise skal fungere optimalt, er det avgjørende at man planlegger reisen tidlig og at man nøye tenker gjennom hva man trenger assistanse til, hvor mye assistanse, hvor mange assistenter man må ha med seg osv. Slike reiser må avklares med arbeidsgiver og kommunen.

Det er ofte slik at man trenger mer assistanse når man er på reise, enn når man er hjemme. Dette kan for eksempel være på grunn av at arbeidsforholdene til assistentene er annerledes når man bor borte, enn om man er hjemme og alt er kjent. Kanskje klimaet er annerledes, omgivelser, mat og bakterieflora er annerledes, man har kanskje ikke de vante tekniske hjelpemidlene etc. Dette vil også være faktorer som kan påvirke assistansen som ytes.

Det vil være nødvendig å inngå skriftlige avtaler med assistenten(e) om arbeidstid og avlønning i forbindelse med reisen. Assistentene som skal være med på reisen, må gjøre dette på frivillig grunnlag og de må ha vesentlig innflytelse på hvordan arbeidsvilkårene utformes. Arbeidslederen må avklare med arbeidsgiveren hvordan det forholder seg med forsikringer for ansatte som deltar på reiser. I ordninger hvor kommunen er arbeidsgiver, må som regel ansattes deltakelse på arbeidsreiser godkjennes på forhånd.

Bestemmelsene i arbeidsmiljøloven, tariffbestemmelser osv. gjelder også når assistenter er med på reiser.

4.9 Medarbeidersamtaler

En medarbeidersamtale er en regelmessig organisert form for samtale mellom assistenten og arbeidslederen, der en diskuterer arbeidsoppgaver, resultater, arbeidsprosess og samarbeidsforhold og assistentenes faglige og personlige utvikling. Medarbeidersamtale gjennomføres som regel en gang i året. Medarbeidersamtalen erstatter ikke nødvendige samtaler for å gi løpende tilbakemelding til ansatte om arbeidsutøvelsen eller om andre forhold knyttet til den daglige driften.

Det vil som regel være naturlig at arbeidslederen gjennomfører samtalene. Om arbeidslederen er usikker på hvordan det skal gjøres, må arbeidsgiveren bistå med råd og veiledning og eventuelt være med på noen samtaler, slik at arbeidslederen kan lære hvordan slike samtaler kan gjennomføres.

En medarbeidersamtale skal være på både arbeidslederens og assistentens premisser, og skal være et hjelpemiddel ved:

  • planlegging og styring av assistentens oppgaver
  • effektivisering av arbeidsrutiner
  • etablering og vedlikehold av gode samarbeidsforhold
  • faglig utvikling
  • planlegging av tiltak for å nå de mål arbeidslederen og assistenten er blitt enige om

Medarbeidersamtalen skal ha et klart formål, være planlagt og forberedt, være jobbrelatert, samt være fortrolig og personlig.

Vedlegg 3 og 4 i håndboka er skjema med forslag til forberedelse til medarbeidersamtale for henholdsvis arbeidsleder og assistent.

4.10 Uoverensstemmelser og konflikter

Ledelse handler i stor grad om å bygge relasjoner og å få det til å fungere greit mellom mennesker, mellom arbeidsleder og assistent og mellom assistenter. Ved eventuelle konflikter eller uoverensstemmelser har arbeidslederen et ansvar for å løse opp i dette.

Folk er forskjellige og kan oppleve ting ulikt, dette er stort sett positivt og utviklende. Men det at vi er forskjellige kan også føre med seg uoverensstemmelser. Dersom uoverensstemmelser utvikler seg til større konflikter, kan dette bli et arbeidsmiljøproblem.

Det er viktig at arbeidslederen tar tak i situasjonen, og inviterer til en samtale. Slike samtaler kan være vanskelige. Det kan være til god hjelp å snakke med erfarne arbeidsledere eller med en HMS-konsulent hos arbeidsgiveren, eventuelt bedriftshelsetjenesten.

Dersom gryende uoverensstemmelser blir tatt tak i med en gang, vil ofte problemene løse seg opp før de utvikler seg til større konflikter.

4.11 Oppsigelse av arbeidsforhold

De viktigste reglene om oppsigelse og avskjed av arbeidstakere finner vi i arbeidsmiljøloven kapittel 15. Grunnvilkåret for oppsigelse finnes i arbeidsmiljølovens § 15-7, pkt. 1 som lyder: «Arbeidstaker kan ikke sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold». Dersom dette ikke er tilfelle, er en oppsigelse ugyldig.

Det er arbeidsgiveren som er ansvarlig for ansettelsesforholdet, og som derfor har myndighet til å si opp en assistent. Arbeidslederen kan ikke beslutte dette selvstendig. Arbeidsledere må være klar over at assistenter, som andre arbeidstakere, har et sterkt stillingsvern. Det vil si at det skal mye til før man kan gå til oppsigelse.
I BPA-ordninger er det særlig viktig at det er god kjemi mellom arbeidsleder og assistent. Likevel er det ikke nødvendigvis saklig grunn i arbeidsmiljølovens forstand å si opp noen at denne kjemien mangler eller at det har oppstått en personlig konflikt. Derfor er det særlig viktig i denne virksomheten å gjøre et grundig arbeid ved ansettelse av assistenter.

Som det framgår av arbeidsmiljøloven, skal oppsigelse være «saklig». Dette kravet gjelder også ved oppsigelse i prøvetid. Der hvor grunnlaget for oppsigelsen er samarbeidsforhold eller tilpasningsproblemer, er det av stor betydning at arbeidsgiveren aktivt og positivt har forsøkt å løse problemene før det kommer til spørsmål om oppsigelse. Rettspraksis (det vil si hvordan det har gått i saker som har vært prøvd for arbeidsretten) har lagt stor vekt på arbeidsgiverens framgangsmåte forut for oppsigelsen.

Arbeidsledere som opplever at assistenter er vanskelig å samarbeide med, bør så snart som mulig ta kontakt med sin kontaktperson hos arbeidsgiveren for å drøfte tiltak. Det er viktig at man på beste måte prøver å løse problemene, for eksempel ved å avtale samtaler / møter om problemene. Assistenten må gis mulighet til å ta med seg en tillitsvalgt. Slike samtaler/ møter bør dokumenteres, for eksempel ved at det skrives referat som skrives under av partene. I tillegg bør det i størst mulig grad noteres hva assistenten har gjort/ikke gjort dersom det er noe arbeidsleder reagerer på, og notatene bør dateres. I slike saker bør arbeidslederen søke støtte og veiledning fra arbeidsgiveren.

4.12 Attest ved fratreden

En assistent som fratrer har rett på skriftlig attest fra sin arbeidsgiver. Som oftest er det mest naturlig at arbeidslederen skriver attesten.

Som et minimum skal attesten inneholde assistentens navn, fødselsdato, hva arbeidet har bestått i og varighet av arbeidsforholdet.

En assistent som blir sagt opp, har også krav på attest. Arbeidsgiveren kan opplyse i attesten at assistenten er avskjediget, men kan ikke opplyse årsaken til oppsigelsen.

Les mer om attest i Arbeidsmiljølovens § 15-15 http://www.lovdata.no/all/tl-20050617-062-
015.html

 

Kommentarer er stengt.